Organizzati agilmente con Microsoft OneDrive
Scopri come il cloud privato Microsoft OneDrive ti fa risparmiare e restare agile
Eccoci con il nuovo contenuto molto atteso della Community Ticinocorsi e per Business locali su come organizzarsi in modo agile e intelligente per i propri documenti privati e/o aziendali.
Infatti, la soluzione efficace per la gestione dei documenti aziendali inizia da Microsoft OneDrive.
Con la crescente necessità di digitalizzazione, sia per i privati ma specialmente per le piccole imprese, trovare una soluzione economica e funzionale per la gestione dei documenti aziendali può essere complesso. Microsoft OneDrive si propone come una soluzione versatile, permettendo la sincronizzazione dei file su più dispositivi e offrendo numerosi vantaggi per chi desidera lavorare in modo agile e senza l'onere di server costosi o manutenzioni ricorrenti.
La sincronizzazione dei file in tempo reale
Microsoft OneDrive è un servizio di cloud che consente di archiviare, sincronizzare e condividere documenti in modo semplice. La sua integrazione profonda con i prodotti Microsoft, come Word, Excel e PowerPoint, lo rende ideale per chi utilizza quotidianamente questi strumenti. Ma non solo: anche i file di contabilità creati con Banana Contabilità+ possono essere archiviati su OneDrive e sincronizzati automaticamente su più dispositivi mantenendoli sempre aggiornati su più computer.
Ciò significa che ogni volta che modifichi un documento, sia esso un bilancio contabile, un contratto o un foglio di calcolo, tutte le persone autorizzate avranno accesso alla versione aggiornata, eliminando il rischio di lavorare su copie obsolete o di dover inviare continuamente e-mail con allegati. Ogni file è sempre aggiornato, permettendo una collaborazione efficace anche a distanza. Infatti i file sono accessibili ovunque ci si trovi senza configurazioni avanzate costose.
Versioning: recupero delle versioni precedenti dei file
Uno dei vantaggi significativi di Microsoft OneDrive è la gestione delle versioni. Spesso capita di apportare modifiche indesiderate a un file o di voler tornare a una versione precedente. Con OneDrive, ogni volta che un file viene modificato, viene creata automaticamente una nuova versione. Questo sistema di "versioning" ti permette di ripristinare rapidamente una versione precedente, risparmiando tempo e preoccupazioni legate alla perdita di dati o modifiche accidentali.
Sicurezza e recupero dei file eliminati
Anche se OneDrive offre una notevole sicurezza per i file, con la possibilità di recuperare i documenti eliminati direttamente dal cestino di OneDrive entro 30 giorni, è sempre raccomandabile eseguire backup periodici su un hard disk esterno. Questo tipo di backup offline rappresenta una misura ulteriore di sicurezza per proteggere i tuoi dati aziendali in caso di imprevisti, come guasti del sistema o accessi non autorizzati.
Costi delle licenze: Gratuita e Business
OneDrive offre diverse soluzioni a seconda delle esigenze. Per gli utenti privati, Microsoft mette a disposizione un piano gratuito che include 5 GB di spazio di archiviazione. Tuttavia, per le piccole imprese che necessitano di maggiore spazio e funzionalità avanzate, esistono piani a pagamento pensati appositamente per il mondo business.
OneDrive for Business è incluso nei pacchetti Microsoft 365 Business Basic (5.40 CHF/mese + IVA per utente) e Microsoft 365 Business Standard (11.20 CHF/mese + IVA per utente). Entrambi i piani offrono 1 TB di spazio di archiviazione per utente, con l'opzione di espanderlo se necessario.
A differenza della versione gratuita, le licenze business garantiscono funzionalità avanzate come la gestione dei permessi di condivisione con altre persone, la protezione avanzata dei dati e l'accesso a tutta la suite Microsoft 365, incluso il pacchetto Office (Word, Excel, Outlook e Power Point) e Microsoft Teams, il quale facilita ulteriormente la collaborazione tra i dipendenti.
Le licenze Microsoft 365 Business permettono anche la creazione di un indirizzo email personalizzato con il proprio dominio aziendale, come per esempio info@nomeazienda.com.
La licenza Microsoft 365 Business Standard permette anche la creazione di Webinar fino a 1’000 partecipanti con tutto il necessario per organizzare e lanciare un Webinar online.
Perché OneDrive è la soluzione ideale per le piccole imprese
Grazie alla sua flessibilità, al basso costo e all'integrazione con i principali software di produttività, OneDrive è una scelta intelligente per le piccole imprese locali che desiderano ottimizzare la gestione dei propri documenti. È possibile accedere ai file da qualsiasi dispositivo connesso a internet, garantendo continuità operativa, e grazie alla sincronizzazione automatica e alle funzionalità di versioning, è possibile lavorare in modo efficiente senza preoccuparsi di server fisici o backup complessi.
Digitalizzare la tua azienda non è mai stato così semplice ed economico. Microsoft OneDrive ti permette di concentrarti sulla crescita del tuo business, eliminando le complicazioni legate alla gestione dei file e offrendo una soluzione che si adatta alle tue esigenze e a quelle dei tuoi collaboratori.
Patrick Pasquillo
Digital maker e Consulente software strategico